FAQ

Участие в специализированных выставках

«Если вас не заметили, вы остаетесь ни с чем. Вам нужно чтобы вас заметили, но без криков и обмана»

Лео Бернетт

С каждым годом производители товаров и услуг изобретают все больше маркетинговых приемов для успешной реализации товаров. Одним из представителей данной группы является участие в специализированных выставках, главным предназначением которых является получение прямого контакта с непосредственным потребителем и создание перспективных партнерских отношений. В случае, если все действия по организации и воплощению идей специализированных выставок выполнены верно, успех и дальнейшая прибыль гарантированы.

Взять, к примеру, Россию. На развитие ее промышленности специализированные выставки оказывают весомый эффект. Доход от таких мероприятий каждый год увеличивается на 15-18%, что само собой приводит к выводу, что спрос на выставки существует и растет. Как результат, увеличивается и стоимость участия в них. В некоторых случаях цена становится недоступной для малого бизнеса, которому, как известно, для дальнейшего роста больше всего необходимо присутствовать на этих мероприятиях. Покупатель любит новые идеи, а крупные предприятия редко предоставляют их, так как предпочитают идти стабильным путём. Другое дело малые предприятия – инновации для них главный инструмент, который приводит к успеху у покупателя.

Из всего вышесказанного становится понятно, что для извлечения максимальной пользы из участия в специализированной выставке представителям бизнеса, особенно малого, необходимо иметь четкое представление о всех расходах.

Основные расходы идут на:

  • Аренду площади;
  • Регистрационный взнос;
  • Заказ, строительство и последующую сборку выставочных стендов;
  • Доставку оборудования;
  • PR-компанию, которая может проходить при помощи множества средств, таких как: телевидение, радио, баннеры и так далее;
  • Дополнительные рекламные расходы, к которым относится рекламная печатная продукция, включающая каталоги, пригласительные листовки, различные брошюры и буклеты;
  • Сувенирную продукцию;
  • Коммунальные услуги;
  • Дополнительные услуги, включающие охрану, уборку, питание сотрудников и угощения для клиентов;
  • Непредвиденные расходы, к которым, к примеру, можно отнести необходимость использования дополнительной рабочей силы.

Теперь более детально поговорим про сумму требуемых средств на каждый из пунктов.

 

Аренда

Организаторами выставок могут предоставляться как специально оборудованные, так и необорудованные площади. Для получения наиболее выгодных условий важно знать о некоторых особенностях аренды выставочных мест. Тут, как и везде, для особо сообразительных и быстрых предоставляются бонусы. К примеру, подача заявки на аренду территории раньше заявленных организаторами сроков может:

  • Привести к снижению стоимости за аренду примерно на 15%;
  • Также, участники выставки, которые подали заявку раньше, получат большую свободу при выборе территории для аренды. Они могут взять более крупный участок за те же деньги. Разница составляет 25-30%, что является огромной экономией.

При аренде также важно быть ознакомленным со всеми условиями предоплаты. При подаче заявки на участие в выставке экспоненту может понадобиться внести до 50% общей суммы. Остальное оплачивается в течение трех месяцев до начала выставки. В некоторых случаях организаторы требуют внести «промежуточную» оплату, которая может составлять 20-30 % общей суммы. Также, существуют варианты, при которых 25% суммы вносятся после подачи заявки, еще 25% – за шесть месяцев до начала выставки, остальное – на протяжении трех месяцев до открытия.

 

Регистрационный взнос

Регистрационный взнос – гарантия участия экспонентов в выставке. В случае если по каким-либо причинам заявитель не будет принимать участия в мероприятии, внесенные средства возврату не подлежат. Сумма стартового вложения может колебаться в пределах от 7 500 до 23 500 руб.

 

Стенды: их типы, расположение и строительство

От правильного расположения стендов и их устройства напрямую зависит их посещаемость. Поэтому неудивительно, что предприимчивые организаторы выставок требуют дополнительную плату за место для стенда и за его вид. Цены различные ( за квадратный метр ):

  • за угловой стенд можно отдать от 250 до 900 рублей;
  • за стенд в форме полуострова от 350 до 1350 рублей;
  • стенд в форме острова обойдется в 450-1 800 рублей;
  • цена за двухэтажный стенд может находиться в диапазоне от 1 350 до 2 300 рублей;

Интересно, что некоторые организаторы не позволяют стендам определенной конструкции быть больше заданных размеров. К примеру: угловой – не больше 24 квадратных метров, а остров не более 48 квадратных метров.

При строительстве стенда важно тщательно подсчитать, что будет выгодней: заказать данную услугу у организаторов выставки или обратиться к предприятию, которое специализируется на изготовлении выставочного оборудования. В первом случае цена за стенды минимальных размеров (от 4 до 18 кв.м.) может варьироваться в диапазоне 700 — 1 200 рублей. Но при этом в большинстве случаев качество исполнения не на высоте. В случае с профессионалами изготовления стендов, цена, как правило, не настолько демократичная. У них выставочное оборудование может стоить 135 000 рублей за 6 кв.м. За 12 квадратов можно отдать 350 000 рублей. В случае с тубусами все не так страшно, диапазон цен более доступный: 90 000 – 270 000 рублей.

 

PR-компания

При реализации любого товара, его правильное продвижение является наиболее важным фактором успеха. Можно, конечно, и сэкономить на PR-компании, вложив в нее минимальные средства, но это чревато тем, что выставляемая продукция  даже не окупится. Как ни крути – без рекламы никуда. К расходам на PR относятся:

  • Информационные буклеты, листовки, каталоги – в общем, все виды печатной рекламы. Таких может понадобиться 500 – 1 500 штук (цена 26 000 – 90 000 рублей);
  • Реклама в прессе. Расходы могут составить 2 000 – 10 000 рублей;
  • Различные виды визуальной рекламы, такие как: баннеры, видео, воздушные шарики с логотипами компании и т. д. (3 000 – 5 000 рублей);
  • Люди любят внимание, поэтому для PR-компании не будут лишними пригласительные билеты на выставку. Тут цена находится в диапазоне 1 000 – 4 000 рублей;
  • Подарки нравятся всем, поэтому бизнес-сувениры тоже не помешают. Всяческие ручки, блокноты и календари с логотипом компании могут обойтись в сумму от 5 000 до 150 000 рублей.

Пример креативного подхода к рекламе

Расходы на транспорт

Включают доставку оборудования, мебели, персонала и VIP-гостей и т.д. Примерная стоимость 2 700 – 4 500 рублей.

 

Коммунальные услуги

Сюда входят расходы на электроэнергию, водопровод, установку различного электрооборудования.

 

Дополнительные услуги

Необязательные расходы, но это не значит, что они совсем не нужны. К примеру, услуги охранника или помощь в уборке территории – без этого на выставке никак.

 

Расходы на дополнительную рабочую силу

Экспозиция может потребовать дополнительных работников. К примеру, промоутеров, за труд которых в среднем платят 100 руб. в час. Также к расходам на дополнительную рабочую силу относится организация промо-акций, что может стоить от 5 000 до 10 000 рублей.

Прочие расходы

К этой группе относятся все работы по монтажу-демонтажу конструкций (1 000 – 2 000 руб.), именные бейджики (1 500 – 3 000 руб.), различные канцелярские товары, средства гигиены, стулья, столы, оформление экспозиций (растения и т.д.), компьютерная техника.

 

Можно ли сэкономить?

Как сократить объем затраченных на выставку средств:

  • В первую очередь, необходимо стараться экономить на всех элементах (стенд, объем PR-компании и т.д.);
  • Открытые выставочные площади стоят меньше;
  • Субаренда – объединение на одном участке с другими участниками, сфера деятельности которых схожа с вашей;
  • Заказывать квадратные стенды – наиболее дешевая форма;
  • Начинать рекламировать свое участие в выставке заочно;
  • Арендовать площадь под стенд у центрального прохода выставки – там наиболее высокая проходимость.

Одним из основополагающих элементов, от которого зависит успех на специализированной выставке – это квалифицированные и осведомленные сотрудники вашей фирмы. Если они обладают высокой степенью знания предлагаемого товара или услуг, то множество затрат можно сократить.